Política de Privacidad

Finalidad del tratamiento

Usamos la información exclusivamente para:

• Permitir el acceso seguro a la cuenta del usuario autorizado.
• Mostrar información laboral disponible en los sistemas autorizados.
• Registrar y consultar marcajes de entrada y salida, comprobantes de pago, vacaciones, ausencias y solicitudes.
• Registrar la ubicación del dispositivo en el momento del marcaje, cuando la función de asistencia lo requiere (RS MiPonche).
• Permitir al personal gerencial autorizado consultar y gestionar información de su equipo de trabajo (RS MiDesk).
• Registrar y dar seguimiento a gastos, comprobantes y solicitudes de reembolso (RS MiGasto).
• Identificar al empleado mediante reconocimiento facial en el terminal de ponche y registrar su entrada y salida (RS MiPonche Kiosko).
• Dar soporte técnico y resolver incidencias relacionadas con el servicio.

Información que tratamos

Las aplicaciones pueden mostrar o procesar información asociada al usuario, incluyendo nombre, puesto, identificadores laborales, datos de contacto, comprobantes de pago y registros de marcajes, ponches, vacaciones, ausencias y solicitudes. En RS MiDesk, el personal gerencial autorizado puede acceder, según los permisos que asigne la organización, a información laboral de los empleados a su cargo. En RS MiGasto, el usuario puede registrar gastos y adjuntar comprobantes fotografiando sus recibos con la cámara del dispositivo o cargando imágenes existentes; dichas imágenes se utilizan únicamente para documentar el gasto y no se accede a la cámara con ningún otro fin.

Ubicación y datos biométricos (RS MiPonche)

RS MiPonche accede a la ubicación del dispositivo únicamente en el momento en que el usuario marca su entrada o salida, con el fin de registrar el lugar del fichaje. No se realiza seguimiento de ubicación en segundo plano ni de forma continua. Cuando la organización lo configura, RS MiPonche solicita una verificación biométrica (Face ID, Touch ID o huella) gestionada por el sistema operativo del dispositivo: dicha verificación ocurre localmente y los datos biométricos nunca salen del dispositivo ni son almacenados o transmitidos por la aplicación. El tratamiento biométrico de RS MiPonche Kiosko es distinto y se describe en la sección siguiente.

Reconocimiento facial en el terminal de ponche (RS MiPonche Kiosko)

RS MiPonche Kiosko es una aplicación que la organización empleadora instala en una tablet fija para que sus empleados registren la entrada y la salida mediante reconocimiento facial. A diferencia de RS MiPonche, en este caso el tratamiento biométrico lo realiza la propia aplicación. La organización empleadora es la responsable del tratamiento y quien informa a sus empleados y obtiene su consentimiento o acredita la base legal aplicable; RomaySoft actúa como encargado del tratamiento y proveedor del software.

Al enrolar a un empleado, la aplicación captura tres imágenes de su rostro y las convierte en una plantilla facial: un vector numérico que representa rasgos del rostro y que no permite reconstruir la imagen original. Las imágenes de enrolamiento no se conservan; solo se guarda una miniatura recortada del rostro como avatar para que el administrador identifique al empleado. En cada ponche se guarda además una fotografía del momento del registro, con fines de auditoría y prevención de suplantaciones, y la ubicación aproximada del terminal.

La plantilla facial, el avatar, las fotografías y los ponches se almacenan en el almacenamiento privado de la tablet, bajo control físico de la organización, y se envían mediante conexión cifrada y autenticada al servidor de la organización para que varios terminales reconozcan a los mismos empleados. Todo el procesamiento biométrico ocurre en el dispositivo; no se utilizan servicios de reconocimiento facial en la nube ni se comparten estos datos con terceros.

La plantilla facial y el avatar se conservan mientras el empleado esté activo en la organización y se eliminan al darlo de baja en el terminal o en el sistema central. Las fotografías de auditoría pueden eliminarse desde la administración del terminal y se conservan durante el periodo que defina la organización. El empleado puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición ante su organización empleadora, que dispone de las herramientas para eliminar su plantilla, sus fotografías y sus registros, o contactando con RomaySoft.

La aplicación utiliza la cámara únicamente en las pantallas de enrolamiento y de ponche, la ubicación en el momento del ponche, y el permiso de administrador del dispositivo solo para bloquear la pantalla del terminal tras un periodo de inactividad.

Inicio de sesión y seguridad

Las aplicaciones requieren credenciales de acceso provistas por la organización correspondiente. Pueden almacenar tokens de sesión de forma segura en el dispositivo para mantener la sesión activa y proteger el acceso a la información.

Compartición de datos

No vendemos información personal ni la compartimos con terceros para publicidad o rastreo. La información se comunica solamente con los sistemas internos o proveedores autorizados necesarios para prestar el servicio, operar la infraestructura y cumplir obligaciones legales aplicables. RS MiPonche utiliza mapas de OpenStreetMap para mostrar la ubicación de los marcajes; las coordenadas necesarias para cargar el mapa se procesan conforme a las condiciones de dicho servicio.

Publicidad y rastreo

Nuestras aplicaciones no muestran publicidad de terceros y no utilizan la información del usuario para rastrearlo entre aplicaciones o sitios web de otras empresas.

Conservación

La información se conserva durante el tiempo necesario para prestar el servicio, cumplir obligaciones laborales, administrativas o legales, y atender solicitudes de soporte. Los periodos concretos pueden depender de la organización empleadora y de la normativa aplicable.

Derechos del usuario

El usuario puede solicitar acceso, corrección o eliminación de sus datos cuando corresponda, contactando a su organización empleadora o al soporte de RomaySoft. Algunas solicitudes pueden estar sujetas a obligaciones legales o laborales de conservación.

Menores de edad

Nuestras aplicaciones están dirigidas a colaboradores y personal autorizado, y no están orientadas a menores de edad.

Cambios a esta política

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios en las aplicaciones, en los servicios o en requisitos legales. La versión vigente estará disponible en esta página.